一、为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本公司实际，特作如下规定：
二、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1、电子文件是公司开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各科室专人负责。
2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3、电子文件实行集中统一管理。安监科要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统地使用技能，组织编制归档电子文件地各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件地作用。
三、电子文件地归档与保管
1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档。
2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。
3、归档的电子文件要编制简要检索工具，以便于查找。
4、电子文件归档做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
5、电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。
6、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存一年。
7、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备、温度控制在14℃-16℃。
四、电子文件的提供和利用
1、封存的电子档案外借时，要使用复制体，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
2、销毁电子档案，需经本单位主管、分管领导批准，方能销毁。
