为规范煤矿安全监察执法活动，根据有关法律、法规和目前煤矿安全的实际情况，国家煤矿安全监察局制定并印发了煤矿安全监察执法文书样式。要正确使用安全监察执法文书，应把握以下几个方面。
一、 执法文书的涵义及特征
执法文书，是执法机关依照法定程序，在进行诉讼或者与诉讼有联系的非诉讼活动中，依据事实，适用法律、法规所制作并使用或者提交的具有法律效力或者法律意义的文书。执法文书是法律文书的一种，具有以下特证：
1． 鲜明的人民性。执法文书是确认一定法律行为或者有关法律事实的真实性和合法性的文书。其实质是以保护人民、维护法制为归宿的。我们的法律是国家和人民意志的体现，反映法律实施结果的执法文书，必然要以人民利益为根本而又服务于人民。
2． 法定的强制性。执法文书同法律一样，是以国家强制力为保证的。这种强制性表现在两个方面：一是依法必须执行，不具有任意性。二是非经法定程序不得任意改变。
3． 制作的合法性。执法文书是依据法定的执法活动而产生的法律文书，因此它的制作必须合乎法律规定，不能任意制作。
4． 形式的规范性。执法文书是严肃的文书，是内容合法与形式规范有机结合的统一体。形式规范是执法文书区别于其他公文的重要标志。
二、 执法文书的种类及作用
煤矿安全监察执法文书目前暂定为7种形式，可分为四类。
1． 笔录类文书。包括煤矿安全监察现场检查笔录和煤矿安全监察听证笔录。现场检查笔录是煤矿现场安全情况的真实记录，是现场处理决定的依据，是以后进行诉讼活动的原始资料和案件事实，所以，必须真实、准确、详尽。听证笔录是听证参加人对违法事实、证据进行申辩和质证的原始记录，是进行较重行政处罚的主要依据。听证程序是行政执法活动中不可缺少的法定程序，没有司法文书而实施的程序不具有法律效力。
2． 决定类文书。包括煤矿安全监察现场处理决定书、煤矿安全监察行政处罚决定书和煤矿安全监察复查意见书。这三种文书是监察机构针对监察对象的违法行为所进行的处理、处罚和复查。这类文书应清楚地反映案件事实、证据是否确实充分，适用法律是否准确，处理结果是否正确。它既是检验办案质量的标尺，也是对案件进行申诉待查的重要依据，还是进行法制宣传教育的素材。
3． 公函类文书。这里指煤矿安全监察依法吊销采矿许可证移送书。监察机构在处理违法事件时，发现处理的事项有不属于监察机关职责范围内的，则移送有处理权的单位处理，接受移送的单位或者机关应当将处理结果告知监察机关。
4． 通知类文书。这里指煤矿安全监察行政处罚送达回执。它是当事人收到行政处罚决定书的记录，是行政处罚生效的基础，是当事人进行行政复议和行政诉讼的依据。是法律实施的一个重要方式。
三、 使用执法文书应注意的几个问题
1． 尊重客观事实。制作和使用执法文书，任何时候都要实事求是，不能为适应某种需要而不顾客观事实。叙述事实，写明证据，不夸大，不缩小，不捕风捉影，不虚构事实。执法文书是依法公之于世的文书，理所当然要置于社会的监督之下，不能搞“暗箱操作”，应增强文书的透明度。
2． 严格依法办事。执法文书是具有法律效力和法律意义的专用文书，也是国家法律实施的重要手段之一。执法文书的制作和使用是执法活动的组成部分，不同的执法程序有相应不同的执法文书。执法者应当按照程序的要求进行制作执法文书，不能超越程序。
3． 文书填写要认真准确。执法文书的填写必须严肃认真，一丝不苟。每一种文书的填写都应按样式，认真写作。使填写的文书能如实反映案件的原貌。各项栏目内容要填写恰当，不错不漏；栏内无内容可填的，应写“无”，不能空着。上下相连两栏填写内容一致的，也不能用“同上”代替，要具体写准。特别是对处罚结果的表述，在定稿以前，制作者一定要认真细致地进行校阅，发现问题及时修正，不能出现笔误、差错。避免出现“一时笔下误，诉讼找上门”的麻烦。
4．文书制作要及时。监察执法贵在及时，反映执法过程和结果的执法文书，必须及时制作，不能拖延。凡是法律有明确规定时限的，必须在法定的时限内完成。比如，行政处罚决定书，如果由于制作拖延，超过了法定期限，那就会制约整体工作进程，影响执法效果，甚至引起行政诉讼。执法文书之间应互相协调，前一个执法程序的文书应为后一个执法程序文书的运作提供基础。
